Приемка товара покупателем должна проходить примерно так:

1. сверяем товар с накладной;
2. выявляем расхождения;
3. подписываем накладную;
4. сдаем документы бухгалтеру для внесения в учетную систему.

Но покупатели часто нарушают правила приемки товара, установленные договором или обычаями делового оборота. В результате поставщик получает право отказаться от замены брака или не признавать недостачу.

Как принимать товар по количеству и качеству

Сроки приемки товаров по количеству и качеству

Срок приемки устанавливают в договоре поставки. Если в договоре сроков нет, то в случае спора суды применяют инструкции Госарбитража П-6, П-7, признавая их «обычаями делового оборота».

По инструкциям сроков множество: для приемки на складе поставщика при самовывозе, для приемки при ж/д-перевозке, при доставке товара в таре, для скоропортящегося. Разберем сроки при доставке товара на склад покупателя по правилам инструкций П-6, П-7.

По количеству покупатель обязан принять товар:

В момент получения, если товар без тары, в открытой или поврежденной таре.

В момент получения по весу брутто (с тарой), количеству мест и не позднее 10 дней по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар в исправной таре.

Не позднее 24 ч по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар скоропортящийся в исправной таре.

По качеству и комплектности покупатель обязан принять товар:
— не позднее 24 ч для скоропортящихся продуктов;
— не позднее 10 дней, если поставщик находится в том же городе;
— не позднее 20 дней, если поставщик иногородний;
— для районов Крайнего Севера сроки дольше.

Как сверять количество товара

Приемку товара проводят по товаросопроводительным документам. Как правило, это товарно-транспортная накладная и счет-фактура (если работаете на НДС) либо универсальный передаточный документ (УПД). Документы бывают на бумаге и электронные.

Перед тем как ставить подпись на документах поставщика, примите товар по количеству. Этапы приемки товаров:

1. Пересчитайте товар.
2. Взвесьте его, если по документам он измеряется в килограммах, а не штуках.
3. Осмотрите на повреждения, вскрытие тары и упаковки. Порезы, сколы, вмятины, дыры — это нарушения целостности упаковки. Об этом нужно сообщить поставщику немедленно.
4. Сверьте коды маркировки из накладной с полученными по факту. Как рознице работать с маркировкой, читайте здесь.
5. Сравните наименования товаров на упаковке, сертификатах соответствия и товаросопроводительных документах. Так, если наименование мясной продукции на товарном ярлыке не совпадет с информацией в ветеринарно-сопроводительных документах, Россельхознадзор оштрафует на сумму от 10 до 20 тысяч руб. За что еще штрафуют рестораны.
6. Сообщите поставщику немедленно, если выявили несоответствие. Больший срок на уведомление поставщика может быть установлен договором.

Обращайте внимание на цену товара. По условиям договора цена товара может определяться накладной, а не спецификацией или счетом на оплату. Такое условие удобно для небольших поставок при отсрочке платежа. Но рискованно. Если покупатель подпишет накладную с ошибочной ценой, оплачивать товар придется по цене накладной.

Товар можно сверять руками и глазами, а можно отсканировать специальным сканером, камерой мобильного телефона или терминалом сбора данных (ТСД). Тогда программа посчитает количество, не допустит ошибок в наименовании, распознает коды маркировок и акцизные марки.

Например, по накладной поставщика в магазин поступил пакет специй «ванилин 5 пачек», «перец молотый 10 пачек», «душистый горошек 15 пачек». Можно сортировать этот пакет и пересчитывать вручную, а можно процесс приемки автоматизировать с помощью телефона и приложения Saby Docs.

Другой пример. По накладной поставщика в магазин поступили «Белый ноутбук 300E4A», а в каталоге покупателя товар занесен как «Ноутбук белый». Можно сверять позиции вручную, а можно процесс приемки автоматизировать с помощью телефона и приложения Saby Docs.

Еще пример. На склад поступает алкогольная продукция. Покупатель обязан не просто принять товар, но и подтвердить его получение в ЕГАИС.

Как принимать товар по качеству и комплектности

Товар должен соответствовать требованиям договора, техническим условиям, требованиям о маркировке, иметь нужные сертификаты и сопроводительные документы.

При приемке осмотрите продукцию — полностью или выборочной проверкой. Покупатель имеет право не принимать некачественный товар с существенными недостатками, например:

Товар испорчен (ч. 2 ст. 478, ч. 1 ст. 518 ГК РФ). Имеет порезы, сколы, вмятины, дыры.

Продукция пришла просроченной либо сроки годности не совпадают с теми, которые указаны в договоре.

К товару нет нужной документации, комплектующих (ч. 2 ст. 464 ГК РФ). Например, нет инструкций по эксплуатации, сертификатов соответствия, технического паспорта.

Ассортимент товара не соответствует (ч. 2 ст. 468 ГК РФ). Договаривались о белых ящиках, доставлены черные.

Нет русифицированных этикеток. Если продаете иностранный товар — например, корейскую косметику, — на нем должны быть этикетки с информацией на русском языке. Это обязательное условие, иначе будет нарушена ст. 8 Закона о защите прав потребителей: покупатель имеет право на информацию о товаре на русском языке.

Если товар не соответствует условиям договора о качестве, покупатель обязан зафиксировать расхождение и предъявить поставщику претензию.